Ouvir o depoimento das partes envolvidas, interpretar cada trecho e ditar para o analista o que deve ser escrito nos autos do processo, é uma prática que está com os dias contados. Até a metade do mês de maio, o Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul termina de implantar em todas as varas um novo sistema de gravação de audiências que irá agilizar substancialmente a prestação jurisdicional. Com o módulo  Sofplan Poligraph, o juiz precisará apenas colher o depoimento, que será anexado ao processo em áudio e vídeo, para futuras consultas.

A ferramenta é dinâmica e, durante a audiência o assessor pode ir destacando trecho por meio de alguns cliques, criando um índice de acesso às falas que precisam ser localizadas com facilidade. No final da audiência o advogado pode solicitar uma cópia e já sai da vara com o conteúdo num pendrive, por exemplo, ou futuramente acessar tudo pelo Sistema de Automação da Justiça (SAJ). Este arquivo inicialmente fica armazenado fisicamente num servidor da comarca, que tem procedimentos automáticos para transferir para o servidor central do Tribunal de Justiça todo este conteúdo a noite.

Na prática o sistema vem sendo testado há dois anos, na Comarca de Bandeirantes e em algumas varas da capital. Segundo o diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação, Alexandre Rosa Camy, os juízes aprovaram a ferramenta, o que justificou a abertura de um projeto que fez o levantamento necessário para a implantação em todas as varas. Os equipamentos necessários foram adquiridos no final do ano passado e agora, entre 25 de fevereiro e 18 de maio, chegam nas 54 comarcas do Estado. E a normatização do novo módulo será concluída e publicada nas próximas semanas.

Memória - Algumas tecnologias já foram utilizadas para resolver estas demandas nos procedimentos do Poder Judiciário. O mais eficiente até o momento era o serviço de degravação de audiência. Com este serviço, as audiências também passaram a ser gravadas em áudio que, posteriormente, eram encaminhados à empresa contratada para que fossem transcritos (degravados) manualmente por pessoas. Os textos então eram retornados à comarca de origem para serem adicionados aos processos. Esta prática revolucionou a forma de se realizar audiências, conseguindo até triplicar a quantidade de audiências realizadas em um determinado período.

No entanto, segundo Camy, este serviço possui uma séria desvantagem. Devido ao seu alto custo, ele foi contratado para ser utilizado apenas nas varas criminais do estado. Ainda assim, cada vara possui direito a apenas 3,5 horas de degravação por mês. Estas restrições impactam nas varas criminais que possuem maior demanda de utilização, assim como gera insatisfações nas demais varas que não podem fazer uso deste serviço.

Desenvolvimento - A implantação do processo eletrônico trouxe benefícios inquestionáveis ao PJMS em que podem ser destacados: o ganho de agilidade no andamento processual, padronização de procedimentos, redução da utilização de papel e diminuição da quantidade de servidores necessários para andamento de um cartório.

No entanto, apesar destes benefícios evidentes ainda existem pontos de gargalo que prejudicam o andamento processual, entre os quais a demora na execução das audiências.

Para dar solução a esta barreira, várias soluções foram pesquisadas. Testou-se um sistema computacional que processa os arquivos de áudio e automaticamente transcreve em texto. A tecnologia se mostrou inviável devido ao seu alto custo e alta margem de erro.

Optou-se então pela utilização de tecnologia que faz apenas a gravação de audiência, sem que haja a degravação. Assim, os envolvidos com o processo não tem mais acesso ao texto das audiências, mas apenas da gravação de vídeo e áudio. Outros estados, como Santa Catarina, já utilizam esta ferramenta e comprovam a eficiência.