A área jurídica é tradicionalmente conhecida pela linguagem técnica, nem sempre acessível aos leigos e, surpreendentemente, até mesmo a alguns conhecedores. Somada a essa particularidade, a área também tem como uma de suas marcas registradas um volume gigantesco de processos, dados e informações sensíveis. Uma combinação perigosa e delicada para gestores de departamentos jurídicos, de escritórios de advocacia ou administradores de empresas.

Afinal, tão logo os negócios começam a prosperar, é comum uma situação de desordem nas informações corporativas, forçando as lideranças aprenderem a lidar com sua nova proporção. Uma situação muito clara para Mauro Sampaio, sócio fundador da e-Xyon, uma das lawtechs pioneiras no Brasil, com uma longa e vitoriosa trajetória de 20 anos de sucesso. O empreendedor notou como a excelência na gestão de dados era complexa, porém, um ativo valioso para conquistar resultados promissores e novos clientes. 

“Quando o número de clientes cresce, pode se tornar mais complicado dar conta de todos os contatos gerados por eles, ainda mais se as consultas são feitas através de diversos canais de entrada, como e-mail, telefone, questionamento direto, etc. Além disso, é comum não existir a consolidação por assunto, áreas, questionamentos, e ainda existe uma enorme carência de registro e visão gerencial de áreas requerentes, centro de custo, assuntos, que seriam utilizados para a emissão de relatórios gerenciais”, enumera Mauro Sampaio, sócio da lawtech e-Xyon.

O especialista aponta que o primeiro a ser feito é um grande diagnóstico. Sampaio explica que quando se conhece a real dimensão do problema, seja ele jurídico ou não, pode-se tomar ações que não vão excluir, porém, vão controlar elementos que podem prejudicar o desempenho do negócio. “Depois de fechar o diagnóstico, dá para reduzir risco de revelias e multas e risco operacional jurídico, que são aquelas falhas que acabam sendo cometidas porque não tinham sido identificadas suas causas ou consequências'', pondera.

Logo abaixo Mauro Sampaio lista cinco insights cruciais para que líderes e gestores tomem decisões a respeito da gestão dos dados:

1. Organização em um único ambiente

A centralização, em um único local, de todo o fluxo de entrada dos diversos canais, facilita a identificação de padrões nos contatos dos clientes, não apenas por tipo de contato, mas cruzando essa informação com os diversos tipos de canais. Essa boa prática leva a um cenário onde possa existir um atendimento mais específico para cada um dos canais de contato com o escritório.

2. Uniformização de respostas 

As diversas áreas de negócio passam a receber respostas uniformizadas, evitando, assim, duplas interpretações dos questionamentos dos clientes, de forma que o tempo entre o recebimento da resposta e o início da atividade para sua solução fica bastante reduzido, aumentando a produtividade dos departamentos.

3. Garantia de resposta e rastreabilidade 

O histórico de entrada de consultas e a emissão de respostas devem ficar registrados e devem ser rastreáveis e auditáveis. Assim, não é mais necessário ficar procurando uma resposta muito boa que foi dada há pouquíssimo tempo a um questionamento semelhante, mas que se perdeu em uma infinidade de documentos emitidos para os respectivos processos. É fundamental ter essas informações sensíveis a mão, para todos da equipe. 

4. Direcionamento das consultas aos especialistas

Com a gestão das informações o tempo perdido jogando a consulta do cliente de área em área do negócio fica extremamente reduzido, já que é possível identificar imediatamente para qual especialista aquele novo questionamento deve ser encaminhado. Isso também agrega valor ao serviço jurídico prestado pelo negócio, pois seus clientes passam a receber respostas mais precisas e mais rapidamente.

5. Criação de biblioteca de pareceres emitidos

Depois de cada parecer ser emitido, é fundamental acrescentá-lo a uma biblioteca que centraliza todo o relacionamento do escritório com seus clientes, de forma que em uma eventual necessidade, a consulta dessas informações, bem como a emissão de relatórios gerenciais, fica muito facilitada com essas medidas.

Lidar com todas as consultas e os pareceres de um escritório de advocacia ou um negócio pode ser complicado se a carteira de clientes cresce muito ou em uma taxa muito acelerada, mas realizar a correta gestão, e de maneira mais profissionalizada possível, pode garantir muitos benefícios para o escritório e seus clientes.