Todos os estabelecimentos que possuírem 11 ou mais empregados deverão, a partir deste ano, utilizar um certificado digital válido, padrão ICP Brasil, para transmitir a declaração da RAIS – Relação Anual de Informações Sociais. A obrigatoriedade também inclui a entrega por parte dos órgãos da administração pública. Em ambos os casos, podem ser usados os certificados e-CPF ou e-CNPJ, tanto do tipo A1 quanto A3. Por isso, a Boa Vista Serviços, administradora do SCPC, alerta empresas, repartições públicas e seus representantes legítimos que se antecipem e providenciem, em tempo, a obtenção de um certificado digital, para que a entrega da RAIS possa ser feita dentro do prazo (até o dia 21 de março).

Trata-se de mais uma utilização do certificado digital, documento eletrônico que tem validade jurídica e é capaz de identificar com segurança pessoas ou empresas no mundo virtual, para troca de documentos, mensagens e dados. Segundo Dorival Dourado, presidente da Boa Vista Serviços, outros pontos relevantes relacionados ao uso da certificação digital são a redução de custos – com papéis, impressão e deslocamento –, a autenticidade e a praticidade. Dourado também ressalta que a entrega da declaração pela Internet com uso do certificado digital é realizada com toda segurança. A Boa Vista Serviços também atua no mercado de segurança eletrônica de transações e identificação e é Autoridade Certificadora credenciada pelo ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Para as empresas que possuem dez ou menos funcionários é facultativo o uso do certificado digital para a entrega da declaração. O prazo de entrega da declaração da RAIS, ano-base 2013, iniciou-se no dia 20 de janeiro e termina no dia 21 de março, conforme portaria 2.072, publicada no Diário Oficial em 3 de janeiro. A entrega da declaração é obrigatória e o atraso no seu envio está sujeito a multa conforme previsto no artigo 25 da lei 7.998/90. Para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, com empregado, também será obrigatória a utilização de certificado digital, inclusive para os órgãos da administração pública, conforme informação do Ministério do Trabalho e Emprego.