Com a promulgação do Decreto n.º 10.278 /2020 foram estabelecidos procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Este Decreto veio regulamentar o artigo 3º, inciso X, da Lei n.º 13.874/2019, que estabeleceu os Direitos sobre a Liberdade Econômica. Faz, ainda, referência à Lei n.º 12.682/12 ,que já tratava do assunto e que foi substancialmente modificada pela Lei nº 13.874/19, que  regulamenta o seu artigo 2º-A, autorizando o armazenamento de documentos produzidos em meio eletrônico, óptico ou equivalente.

Antes de tecer comentários sobre as novidades trazidas pelo decreto, torna-se necessário esclarecer que o artigo 3º, da Lei 13.874/19 dispõe sobre os direitos de toda a pessoa, natural ou jurídica, essenciais para desenvolvimento e o crescimento econômico do país. O direito regulamentado pelo referido inciso é a garantia de que nas solicitações de atos públicos de liberação da atividade econômica, o particular será cientificado expressa e imediatamente do prazo máximo estipulado para a análise de seu pedido e de que, transcorrido o prazo fixado, o silêncio da autoridade competente importará na aprovação tácita para todos os efeitos, ressalvadas as hipóteses expressamente previstas em lei. Com relação à Lei 12.682/12,  esta dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

De fato, o Decreto º 10.278/20 veio colocar em prática um dos conceitos principais da Lei da Liberdade Econômica, qual seja, a

A redução da burocracia - que assoberba a atividade econômica no Brasil, buscando facilitar a condução dos empreendimentos – está no cerne do Decreto º 10.278/20. Sem dúvida, confere aos documentos digitais o mesmo valor probatório dos originais; sendo que as horas consumidas com o tratamento de documentos físicos poderão ser melhor utilizadas pelas empresas e, também, pelas pessoas naturais.

Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, faz-se necessário que atenda às regras de digitalização previstas no artigo 4º, do Decreto, devendo assegurar: I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; IV - a confidencialidade, quando aplicável; e V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Além disso, a todo documento digitalizado será assegurada a proteção contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados, bem como a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

É inegável o viés desburocratizador dos procedimentos que o Decreto nº 10.278/20 trouxe ao ambiente de negócios, facilitando tanto a vida das pessoas comuns, como a própria atividade empresarial (documentos digitalmente produzidos pelas pessoas de direito público interno, instituições financeiras, em microfilme, e outros já possuem valor probatório e, portanto, não lhes se aplica o Decreto em referência).

Mantém-se a validade de documentos que envolvem relações entre particulares celebrados/assinados digitalmente, desde que a forma e o meio sejam escolhidos de comum acordo.

Em termos práticos, o processo de digitalização de documentos físicos originais deve assegurar os dados que o identificam como original, primando pela integridade e a confiabilidade dos documentos digitalizados; a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado; a confidencialidade e interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Talvez um dos mais utilizados processos no cotidiano das empresas, a digitalização que envolve entidades públicas tem tratamento especial, pois vincula a obrigação de as empresas e seus representantes legais possuírem a certificação digital (e-CNPJ e/ou e-CPF) para validação daquele tipo de documento, garantindo assim, a rastreabilidade e a auditabilidade.

Ademais, o Decreto 10.278/20 estabelece casos em que se dispensa a digitalização, indica a responsabilidade pela digitalização, as condições para o descarte de documentos físicos e a manutenção e preservação dos documentos digitalizados próprios e de entes públicos.

Diante da globalização e do uso da tecnologia para aprimoramento das relações interpessoais, não há como continuar condicionando o êxito das transações realizadas, com o uso somente de documentos originais e físicos. Igualmente é de suma importância interpretar o Decreto 10.278/20 em consonância com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), que dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado.

Visando a harmonia entre as normas, o Decreto 10.278/20 prevê em seu artigo 8º, §2º, II, que na hipótese de contratação de terceiros, o instrumento contratual preverá os requisitos e segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados.

Cabe ressaltar que a Lei Geral de Proteção de Dados ,que em breve estará em vigor no Brasil, dispõe no artigo 7º que o tratamento dos dados pessoais, quando da digitalização do documento, deverá seguir as seguintes regras:

(i) No caso da Administração Pública - o tratamento dos dados pessoais somente poderá ser utilizado para o uso compartilhado de dados necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentas ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres;

(ii) No caso do particular - o tratamento de dados pessoais será realizado quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular e a pedido deste.

Ainda, importante evidenciar, que o titular do documento tem direito ao acesso facilitado às informações sobre o tratamento de seus dados, inclusive com relação ao descarte físico que, conforme dispõe o decreto, poderá ser realizado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.

Dentre outras informações  às quais o titular tem o direito ao acesso, destaca-se aquelas dispostas no artigo 9º, da LGPD, tais como: i) finalidade específica do tratamento; ii) forma e duração do tratamento; iii) informações acerca do uso compartilhado de dados e a finalidade; iv) responsabilidades dos agentes que realizarão o tratamento.

Por fim, em atendimento à Lei Geral de Proteção de Dados, toda pessoa natural, pessoa jurídica de direito público ou privado que manipular ou guardar tais documentos, cuja eficácia produzirá os mesmo efeitos dos originais, deverá respeitar à privacidade, bem como a inviolabilidade da intimidade, da honra e da imagem, conforme disposto no artigo 2º, da referida lei.

Diante do apresentado, não há dúvidas de que o Decreto nº 10.278/20, sendo interpretado conjuntamente com a LGPD, trará inúmeros benefícios tanto para pessoas físicas quanto para pessoas jurídicas, pois dará maior agilidade e efetividade nas relações jurídicas e comerciais. Autor: Bryan Conrado Mariath Lopes é advogado e sócio da Lee, Brock, Camargo Advogados (LBCA).