A digitalização transformou a maneira como as pessoas jurídicas lidam com as burocracias dos seus negócios, fortalecendo soluções como o Escritório Virtual, oferecido pela Company Hero, empresa que facilita a jornada de formalizar e proteger um CNPJ, e já ajudou a simplificar a formalização de mais de 15 mil empresas no país em quatro anos, e tem facilitado a operação de milhares de PMEs pelo Brasil.

Dúvidas em torno da legalidade dessa solução fazem com que algumas empresas, principalmente de comércio eletrônico, atuem de maneira informal. Para TozziniFreire, escritório de advocacia líder na prestação de serviços jurídicos no Brasil, com atuação em todas as áreas do Direito Empresarial, os escritórios virtuais são um pilar importante para que os e-commerces possam atuar legalmente de forma mais barata e segura, e por meio de um suporte administrativo remoto.

No final do primeiro semestre de 2022 foi publicada uma Lei Federal que promoveu mudanças no Código Civil, a fim de prever que o local onde se exerce uma atividade empresarial pode ser físico ou virtual. “Essa alteração na legislação foi mais um passo importante para o fortalecimento da tendência do escritório virtual e do exercício de atividades de forma remota no Brasil”, explica Ricardo Maitto, sócio da Prática Tributária de TozziniFreire.

O setor que acabou sendo mais beneficiado por essa consolidação jurídica foi justamente o e-commerce. Segundo Lisandra Pacheco, sócia da Prática Tributária de TozziniFreire, essa alteração é um passo relevante para permitir o atendimento aos requisitos da legislação tributária para que essas empresas possam operar regularmente no Brasil. “Por lei, todo comércio necessita ser vinculado a um endereço que seja informado às Secretarias da Fazenda dos Estados em seus registros, para obtenção da Inscrição Estadual. Assim, muitos empreendedores que não necessitam estocar suas mercadorias recorrem a alugar espaços físicos que não utilizam, e outros escolhem atuar na irregularidade para reduzir os custos, o que se torna muito arriscado para o negócio”, pontua.

Em sua grande maioria, as pequenas e médias empresas dos setores de serviços e comércio eletrônico não necessitam dispor de um espaço físico para operar. “É justamente esse tipo de negócio que pode contar com uma sede administrativa virtual para a gestão de uma empresa, sem correr o risco de atuar de forma irregular em relação aos aspectos fiscais. A única exceção são aqueles estabelecimentos que precisam de espaço para estoque de mercadorias, que continuam tendo que indicar um espaço físico”, ressalta Lisandra.

Empresas que comercializam mercadorias, mantendo os seus estoques, devem possuir um outro estabelecimento para o armazenamento ou utilizar alternativas logísticas e de gestão para a armazenagem física, como operadores logísticos ou armazéns gerais. “No endereço do Escritório Virtual não haverá qualquer tipo de estoque, sendo a ele atribuídas apenas às obrigações fiscais e administrativas da empresa”, esclarece a advogada.

Os principais desafios enfrentados pelas empresas de e-commerce estão no cumprimento das obrigações fiscais principais e acessórias nos âmbitos federal, estadual ou municipal, especialmente no que tange à emissão de documentos fiscais, gerenciamento ou guarda de seus estoques, dentre outros. “A grande maioria desses negócios é representada por pequenos empresários que não possuem funcionários suficientes ou especializados para realizar o cumprimento de todas as obrigações acessórias ou o gerenciamento de seu estoque. A alternativa de um escritório virtual consiste em uma ótima solução para que essas empresas possam sair da informalidade, incorrendo em custos menores, em comparação com as empresas que possuem um endereço físico, bem como possam contar com equipes especializadas que auxiliam nos procedimentos necessários para a regularização do CNPJ e outros procedimentos do dia a dia”, esclarece Maitto.

Vantagens do Escritório Virtual

Mais do que garantir a legalidade do comércio de forma simplificada, esse modelo administrativo garante uma série de outros benefícios para o empresário. Um dos pontos mais importantes dessa modalidade é possibilitar que as lojas virtuais atendam as obrigações legais, podendo otimizar os investimentos para questões mais estratégicas para o negócio, como marketing, novos produtos e comercial, do que gastar com a manutenção de um local físico. Isso porque, com o investimento anual em um escritório virtual, o empreendedor pagaria somente um mês de aluguel de uma sala comercial.

“Além de ser uma solução legal, com a adoção de soluções digitais como o Escritório Virtual é possível reduzir cerca de 70% dos custos fixos para manter uma empresa regularizada. É uma ótima estratégia para otimizar o orçamento e fortalecer os negócios”, explica Miklos Grof, CEO da Company Hero.

Para o executivo, a principal vantagem do Escritório Virtual é desburocratizar todo o processo de formalização legal do CNPJ. Com essa solução, a empresa passará a ser vinculada a uma sede fiscal e administrativa com acesso 100% virtual e em minutos aos documentos necessários como IPTU, alvará dos Bombeiros, Habite-se e outros. Além disso, impacta positivamente na gestão do negócio com maior controle e segurança, pois esse tipo de serviço garante que todas as correspondências que chegam na empresa sejam repassadas virtualmente para o proprietário. “Isso porque, muitas vezes, o empresário acaba cadastrando o endereço pessoal como sede fiscal do CNPJ, o que pode trazer riscos a sua privacidade, já que estes dados são facilmente encontrados na internet”, alerta.

“É preciso ressaltar ainda como um endereço comercial garante credibilidade ao negócio. Imagine a insegurança de um cliente que achou seu produto à venda na internet, vai pesquisar o endereço do CNPJ para ver se é uma loja confiável e se depara com um domicílio. Por conta disso, os escritórios virtuais são alocados em prédios comerciais nas mais conhecidas avenidas comerciais do país, o que gera mais credibilidade ao estabelecimento”, finaliza Grof.

Sobre a Company Hero - A Company Hero é uma empresa que facilita a jornada de formalizar e proteger um CNPJ. Com tecnologia própria, integra todas as etapas, processos e documentos em um único lugar. Sua plataforma de legalização e proteção de empresas é a primeira solução no Brasil que integra processos aos órgãos públicos em uma jornada fluida para ativar documentos fiscais e legais, e proteger a marca e a renda de pessoas jurídicas. Com o propósito de deixar o processo de ter um CNPJ ativo, regularizado e protegido mais fácil e fluido, a empresa foi fundada em meio à crise econômica de 2016 pelo húngaro Miklos Grof e o chileno Diego Izquierdo, que sentiram na pele a alta complexidade tributária e legal no Brasil. Desde então, já ajudou mais de 15 mil pessoas jurídicas com agilidade, transparência e suporte de especialistas.

Sobre TozziniFreire Advogados - Fundado em 1976, TozziniFreire traz em seu DNA a inovação. Foi o primeiro escritório brasileiro a criar grupos setoriais de prática, com advogados especializados em clientes de ramos específicos da economia. São precursores, também, na criação de foreign desks, com profissionais familiarizados com a cultura, idioma, práticas comerciais e questões jurídicas de clientes provenientes de países específicos. Dedicam-se continuamente a entregar soluções seguras e inovadoras, aperfeiçoando a maneira de trabalhar, desenvolvendo e expandindo a expertise, melhorando a eficiência e o custo-benefício dos serviços, valorizando as pessoas e contribuindo para a profissão, a comunidade e a sociedade.