A 12ª edição do Reporte Global sobre Fraude Corporativa, pesquisa realizada com 133 países, revelou que as organizações perdem em média 5% do faturamento anual, sendo uma média de US$ 1.738.000,00, por conta de fraudes. Diante da exorbitante perda financeira, é de suma importância que as empresas implementem meios para prevenir, detectar e remediar fraudes. Encaixa-se então o Programa de Integridade, que traz mecanismos capazes de atuar diretamente contra a fraudes.

Dentre os mecanismos do programa de integridade para prevenção e detecção de fraudes temos o Canal de Denúncias, que é o meio pelo qual denunciantes, colaboradores e terceiros, podem informar a empresa sobre a identificação ou suspeita de fraudes. Com a denúncia a empresa podem realizar a investigação interna e então pode tomar as medidas cabíveis para cessar a situação fraudulenta o quanto antes e tentar recuperar as perdas financeiras.

Além da apuração de fraudes, o canal de denúncias serve também para a identificação e tratamento de situações de não conformidade, tais como: corrupção, assédio moral e sexual, roubo, furto, entre outros. No entanto, não basta ter um canal para recebimento de denúncias é preciso tomar uma séria de medidas para que o Canal seja eficaz no combate às fraudes. Por esse motivo, separamos abaixo os principais aspectos para se ter um Canal de Denúncias eficaz.

Participação dos colaboradores, sigilo e não retaliação

O canal de denúncias será eficaz apenas se os colaboradores realizarem denúncias, assim é preciso que todos os funcionários e terceiros da empresa se sintam confortáveis em realizar denúncias. É comum não realizem denúncias por medo de serem identificados e sofrerem retaliação por parte do denunciado ou de outras pessoas na organização. Dessa forma, é essencial garantir que não haverá qualquer tipo de retaliação e que o canal de denúncias é anônimo, com o sigilo de identidade garantido. Para esse aspecto, a comunicação é a chave para as organizações, que devem realizar políticas e utilizar meios de comunicação interno, tais como e-mails, quadro de avisos e palestras, para conferir a segurança e o sigilo ao potencial denunciante. 

Investigação Interna

Após o recebimento da denúncia é essencial que a empresa investigue a denúncia de forma detalhada e sigilosa. Não basta o recebimento da denúncia, é preciso que o departamento de Compliance ou empresa terceirizada especializada em investigação interna, analise a denúncia. Nesse momento é importante que a organização tenha um protocolo de investigação, com os passos que irá seguir para analisar e meios de análise, que podem ser: entrevistas com denunciante e testemunhas, análise de documentos, análise de câmeras de segurança, entre outros. Ademais, é essencial preservar o sigilo de toda a investigação, não se trata apenas do sigilo da identidade do denunciante, mas também sigilo do denunciado, testemunhas e demais envolvidos no processo investigativo. 

Assim, após a investigação interna deve ser realizado Reporte de Denúncia com o resumo dos passos e apurações para que o Comitê de Ética, ou outro órgão interno da empresa, delibere sobre as medidas disciplinares a serem aplicadas.

“Tone at the Top”

Não há programa de Compliance eficaz sem a participação da alta gestão, isto também se aplica para o Canal de Denúncias. A alta gestão deve apoiar o canal de denúncias e participar das comunicações internas da empresa para garantir o sigilo, a não retaliação e para explicar sobre a importância do canal de denúncias. O tom da cultura empresarial sempre deve vir de cima para baixo, isso porque é a liderança quem dita o tom da cultura da empresa. Os colaboradores sempre olham para o comportamento de quem está na direção para entender como devem atuar em seu dia a dia. Dessa forma, é essencial a participação da alta gestão na divulgação do canal de denúncias.

Retorno ao Denunciante

Uma das grandes causas de ineficácia do canal de denúncias é a perda de confiança no canal por parte dos denunciantes. Essa perda pode ocorrer quando delatores realizam a denúncia, mas têm a sensação de que “nada aconteceu”, ou seja, a situação não foi resolvida ou investigada pela empresa. Esse pensamento pode desestimular os denunciantes a realizarem delações no futuro e assim o canal de denúncias deixa de ser eficaz. Para contornar essa questão a empresa deve comunicar ao denunciador o status do processo, bem como deve poder se comunicar com o mesmo, preservando a sua identidade, para buscar mais informações sobre o caso. Dessa forma, o denunciante compreende que o canal de denúncias é eficaz e há o incentivo para realizar novas delações.

Métricas

É essencial que o Canal de Denúncias registre os dados de quantidade e tipos de denúncias recebidas por mês. Com as métricas é possível identificar se os colaboradores estão utilizando o canal, bem como pode-se identificar quais são os tipos mais comuns de delações e então nortear ações internas para coibir tais situações, tais como treinamentos sobre o assunto e promoção de comunicações internas.

A implantação de um canal de denúncias eficaz pode ser trabalhoso e constitui um processo contínuo de comunicação. Por esse motivo, a Be Compliance disponibiliza uma plataforma de Compliance com canal de denúncias, métricas, interação com denunciante e kits de comunicação para auxiliar as empresas no desenvolvimento de um canal de denúncias eficaz.

*Gabriela Diehl é advogada, pós-graduada em Direito Empresarial pela FGV-SP, com especialização em direito empresarial internacional pela Université Montpellier e Direito Internacional e Direitos Humanos por Harvard. Especializada em Proteção de dados, com certificação CIPM pelo IAPP (International Association of Privacy Professionals). Atualmente cursando MBA pela University Canada West e Cofundadora da Be Compliance.