A importância de software de gestão para escritório de advocacia
“Se não tomares conta do teu cliente, alguém tomará”
Conhecimento, foco, equilíbrio e determinação – estas são algumas das principais chaves para o bom andamento de qualquer negócio. Porém, não devem andar sozinhas. Inovação, comunicação e, principalmente, organização, devem ser companheiras dessas habilidades. Juntas, se completam e assumem a composição do sucesso.
No meio jurídico, milhares de escritórios buscam seu espaço
em um mercado cada vez mais saturado. A OAB, em 2015, contabilizava mais de 1
milhão de advogados registrados. Ou seja, a competitividade, que já era grande,
torna-se cada vez maior.
É certo que bons conhecimentos jurídicos e ética são
condições essenciais, assim como criar uma boa imagem e zelar pela reputação.
Mas é preciso mais:
- Ter boa comunicação
- Estratégias competitivas de marketing para conquistar nova
fatias do mercado
- Ousadia e capacidade de inovação nas soluções
- Estar focado e atualizado na especialização
- Profissionalizar a estrutura e a gestão do escritório.
E é sobre este último ponto, a gestão, que vamos nos
debruçar agora. O advogado precisa se estruturar como empresa, pensar e agir
como empreendedor.
Por que usar um
software de gestão voltado para a área jurídica
E como funciona e qual a importância de um programa de
gestão no dia a dia de um escritório de advocacia? Vamos descrever algumas das
funcionalidades e aplicações do Auxilium Software Jurídico, um sistema jurídico
completo para o advogado.
Organização nos
processos
Este é um dos problemas mais comuns que afligem os
escritórios – a falta de metodologia na organização dos processos faz com que
se perca muito tempo, e até oportunidades, na busca de informações.
A preocupação com a segurança desses documentos, como
proteção de dados e backup, também é por vezes menosprezada, o que pode
ocasionar grandes dores de cabeça.
Com o software jurídico de gestão é possível cadastrar,
editar, atualizar, consultar, imprimir e publicar o processo para o cliente de
forma rápida e sem complicação. Sua função off-line permite consultas mesmo sem
conexão com a internet. Além disso, o Auxilium conta com a mesma tecnologia de
segurança utilizada pelos bancos (SSL), uma garantia de armazenamento confiável
de todos os seus dados.
Agenda e Planejamento
Como em qualquer atividade econômica, um bom plano de
trabalho inclui objetivos e metas imediatas assim como as de médio e longo
prazo, além de um planejamento de ações para atingir os fins almejados.
Focar apenas nas questões prementes sem a devida organização
processual e controle de tempo e atuação pode comprometer a manutenção de
clientes e a saúde do escritório.
Com o software jurídico de gestão é possível organizar e
gerenciar processos de forma mais eficiente, com um planejamento mais
cuidadoso, dando maior atenção aos detalhes e mantendo uma comunicação adequada
com o cliente e toda a equipe envolvida.
Com um bom planejamento de trabalho é possível gerir o tempo
de forma mais eficaz, evitando o açodamento no dia a dia que pode levar a
descuidos momentâneos, problemas com prazos e até erros que podem invalidar
documentos.
O Auxilium conta com um notificador de eventos que funciona
como uma verdadeira secretária, enviando alertas sobre seus compromissos,
prazos e audiências cadastradas.
Controle de Clientes
e Pessoas
O advogado tem de ter um cadastro amplo quer permita
gerenciar diversos tipos de relacionamento vitais para o andamento do seu
trabalho. Além de clientes, pessoas físicas ou jurídicas, é preciso ter acesso
rápido e uma boa identificação de fornecedores, advogados, testemunhas, etc.
No software jurídico Auxilium são várias as opções de campos
para cadastro de clientes e pessoas, que possibilita, através do uso de
filtros, localizar rapidamente os dados arquivados, integra-los com Google
Maps, e gerar relatórios específicos.
Controle Financeiro
A nossa vida financeira é um reflexo de como somos e de como
nos relacionamos com o mundo. Profissionalmente, detalhar através de uma
ferramenta de gestão a vida financeira de uma empresa (e seu escritório é uma
empresa) é primordial para conhecer e reconhecer os pontos fortes e os pontos
fracos, mudar o que for necessário e investir no que é preciso. Sempre essencial, um bom programa de controle
financeiro permite gerenciar suas contas, finanças dos processos e do
escritório.
O Auxilium permite adicionar receitas e despesas vinculadas por processo ou pessoa, fornece um balanço gráfico das receitas e despesas mensais ou anuais por categoria e ainda envia diariamente um resumo das suas contas. Além disso, utilizando filtros, é possível visualizar as receitas geradas por clientes e processos em um determinado período.
Manter-se atualizado
sempre
Indiscutivelmente, manter-se informado sobre os andamentos
processuais é algo imprescindível. Ter um programa que faça a captura
automática desses dados nos Diários de Justiça de todos os Estados e Tribunais
Superiores facilita e muito a atualização dos processos.
Através do software jurídico Auxilium, por exemplo, você
receberá automaticamente notificações de novos andamentos e gera relatórios
filtrando por período, processo, comarca e cidade.
A gestão de um escritório de advocacia merece todo cuidado e
atenção, e ferramentas de apoio, como um software jurídico de gestão, não deve
ser encarado com gasto, e sim um valioso investimento para todos os envolvidos
– do advogado ao cliente.
Habituar-se com os conceitos e práticas de gestão será um importante diferencial neste concorrido mercado. Planejar é decidir antecipadamente qual é e como será o seu sucesso; gerenciar cada passo é garantir o sucesso do planejamento.
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